Privacy & verwerken van persoonsgegevens

1. SAVE verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van het werk.
   Daarbij zorgen we ervoor dat persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor het specifieke doel waarvoor ze verzameld zijn.
2. SAVE verwerkt niet méér persoonsgegevens dan noodzakelijk is.
3. SAVE bekijkt steeds wat voor de betrokkene de minst ingrijpende manier is om gegevens te verzamelen.
4. SAVE zorgt er voor dat de persoonsgegevens die worden gebruikt juist en nauwkeurig zijn.
5. SAVE bewaart uw persoonsgegevens zolang als nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn of op grond van de archiefwet is vereist, en niet langer dan wettelijk is toegestaan.
6. SAVE neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.
   Alleen personen met de juiste bevoegdheden en geheimhoudingsplicht kunnen persoonsgegevens verwerken.
7. SAVE beschikt over een register van verwerkingen. Dat register bevat informatie over de persoonsgegevens die wij verwerken.
   Dit register bevat meer gedetailleerde informatie over de persoonsgegevens die wij verwerken, zoals welke persoonsgegevens worden verzameld en waarvoor wij die gegevens gebruiken.

Iedereen die toegang heeft tot het dossier van uw kind gaat vertrouwelijk om met de informatie uit het dossier. Zij hebben een geheimhoudingsplicht. Dat betekent dat zij niet zomaar met anderen over uw dossier mogen praten. Ook moeten zij in het bezit zijn van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

De volgende mensen en instanties hebben toegang tot het dossier:

Uitvoering dienstverlening:

• Medewerkers van SAVE die betrokken zijn bij de uitvoering van de jeugdbescherming van de jeugdige hebben toegang tot informatie in het dossier. Dat geldt ook voor de vervanger van deze medewerker. Voor gedragswetenschappers en juristen die om advies worden gevraagd kan het ook nodig zijn dat zij toegang tot het dossier hebben. Dit gebeurt alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
• Voor het uitvoeren van administratieve handelingen, zoals het versturen van brieven en het invoeren van rapportages, hebben administratieve medewerkers toegang tot het dossier.

Onderzoek & controle:

• Daarnaast kunnen leidinggevenden (of namens hen gemandateerden) dossiers inzien voor het uitvoeren van kwaliteitscontroles, interne audits en klachtbemiddeling, en voor onderzoek bij incidenten en calamiteiten.
• Samen Veilig Midden-Nederland en/of SAVE kunnen er voor kiezen om mee te werken aan wetenschappelijk onderzoek in het kader van het algemeen belang.
  Voor dit onderzoek worden dossiers geselecteerd.. Indien onderzoekers toegang krijgen tot een dossier dan gelden strikte voorwaarden zoals het kunnen aantonen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en ook voor de onderzoekers geldt de verplichting t.a.v. het tekenen van een geheimhoudingsverklaring. Tevens zullen in de uiteindelijke onderzoeksrapportage nooit persoonsgegevens zijn opgenomen.
• Jaarlijks krijgt SAVE bezoek van de accountant en het Keurmerk Instituut. Voor de financiële en kwaliteitscontroles die deze instanties uitvoeren, kan door hen steekproefsgewijs toegang tot dossiers worden gevraagd. In het geval dat de inspectie Gezondheidszorg en Jeugd of de inspectie Justitie en Veiligheid een onderzoek verricht in onze organisatie zijn wij verplicht hieraan onze medewerking te verlenen inclusief het verlenen van toegang tot dossiers. Dat geldt ook voor een onderzoek door de (Kinder)ombudsman. Medewerkers van de genoemde organisaties hebben tevens een geheimhoudingsverklaring getekend.

SAVE mag persoonlijke gegevens van de betrokkene niet zomaar aan anderen doorgeven of gegevens over de betrokkene opvragen.
Het uitgangspunt is dat voor het uitwisselen van persoonsgegevens toestemming van de betrokkene nodig is om de geheimhoudingsplicht te kunnen doorbreken.
En wij moeten beoordelen of door het uitwisselen van informatie niet de privacy van andere personen wordt geschonden.

In de volgende situaties kunnen wij zonder toestemming van de betrokkenen de informatie met een derde uitwisselen:

• Bij een ondertoezichtstelling mogen wij zonder toestemming informatie bij andere beroepskrachten opvragen die noodzakelijk is voor de uitvoering van de ondertoezichtstelling. En de beroepskrachten moeten ons deze informatie geven. Ook als zij een geheimhoudingsplicht hebben.
• SAVE is wettelijk verplicht informatie te verstrekken, zoals aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd bij een calamiteit of het verstrekken van het BSN aan een jeugdhulpaanbieder om jeugdhulp te kunnen inzetten.
• SAVE mag zonder toestemming gegevens uitwisselen met de Raad voor de Kinderbescherming, Veilig Thuis, de rechterlijke macht en openbaar ministerie en Centrale Autoriteit Internationale Kinderaangelegenheden als dat nodig is om de jeugdige te beschermen.
• Als het voor het uitvoeren van de jeugdbescherming noodzakelijk is, verstrekt SAVE gegevens aan hulpverleners of instanties die direct betrokken zijn bij de hulpverlening.
• SAVE mag gegevens uitwisselen met onze klachtencommissie, tuchtcolleges en de Nationale- en Kinderombudsman in het geval van een (tucht)klacht of in het kader van juridische procedures.
• Als een medewerker vindt dat hij alleen door anderen te informeren ernstig nadeel, een strafbaar feit of gevaar voor de jeugdige of een andere betrokkenen kan voorkomen kan de medewerker bijvoorbeeld persoonsgegevens verstrekken aan de politie of de casus inbrengen in samenwerkingsverband zoals een Zorg- en Veiligheidshuis.
• SAVE geeft persoonsgegevens (NAW: naam/adres/woonplaats, BSN en ingezette dienstverlening) door aan gemeenten, ter controle van de facturering van ons werk of die voor de gemeente noodzakelijk zijn voor de toegang tot jeugdhulp.
• SAVE is bevoegd om een melding te doen in de verwijsindex risicojongeren (VIR). In de VIR staat alleen geregistreerd dat er een melding is gedaan. De reden van de melding of inhoudelijke informatie die SAVE over de jeugdige heeft. wordt er niet in vermeld. Een melding omvat alleen het BSN van de jeugdige, de naam en contactgegevens van SAVE en de datum van de melding.

U kunt om inzage in het dossier vragen.

Let op: heeft u ook contact gehad met Veilig Thuis Utrecht? En wilt u ook die gegevens inzien?
Dan moet u bij SAVE en bij Veilig Thuis Utrecht afzonderlijk een verzoek indienen om het dossier te kunnen inzien.

U kunt alleen gegevens inzien over uzelf. De (wettelijk) vertegenwoordiger van de jeugdige kan daarnaast ook gegevens over de jeugdige inzien.
Gegevens over andere personen in het dossier kunnen alleen met toestemming van die ander worden ingezien.

Inzien dossier door jeugdige:

• Is een jeugdige jonger dan 12 jaar?
  De jeugdige kan in principe niet zijn eigen dossier inzien. Alleen een ouder met gezag of voogd kan dat namens de jeugdige doen.
• Is een jeugdige tussen de 12 en 16 jaar?
  Zowel de jeugdige als ouder met gezag of voogd kunnen het dossier inzien. De ouder met gezag of voogd heeft hiervoor geen toestemming van de jeugdige nodig.
• Is een jeugdige 16 jaar of ouder?
  Alleen de jeugdige heeft recht op inzage. Wil de ouder met gezag of voogd inzage in het dossier? Dan is toestemming van de jeugdige nodig.
• Is de jeugdige wilsonbekwaam?
  Dan komt het recht op inzage toe aan de ouder met gezag of voogd. Is de jeugdige 18 jaar of ouder? Dan komt het recht op inzage toe aan de (wettelijk) vertegenwoordiger van de jeugdige.

Inzage?
Wilt u inzage in uw dossier, dan kunt u dit aanvragen via de medewerker SAVE of via het secretariaat van het kantoor waar uw medewerker werkt(e).

Over uw ingediende verzoek tot inzage in uw dossier, correctie en vernietiging kunt u contact opnemen met de Privacy Officer van Samen Veilig Midden-Nederland, het moederbedrijf van SAVE. U kunt ook een brief schrijven t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming D. Smolders of Privacy Officer, afdeling Beleid.

Naast het recht op inzage, heeft u ook recht op:

1. Recht op informatie over de verwerking van zijn persoonsgegevens.
2. Correctie en aanvullen van persoonsgegevens wanneer deze feitelijke onjuist of niet volledig zijn opgenomen.
3. Vernietiging van het dossier, tenzij bewaring van het dossier van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene of als de wet zich hiertegen verzet
4. Beperking van het verwerken van persoonsgegevens o.a. als de juistheid van persoonsgegevens wordt betwist (deze persoonsgegevens mogen dan tijdelijk niet verder verwerkt worden),
5. Verzet tegen het verwerken van persoonsgegevens voor bijvoorbeeld wetenschappelijk onderzoek vanwege specifieke persoonlijke omstandigheden (de gegevensverwerking wordt stop gezet)
6. Het verkrijgen van een afschrift van de gegevens die over de betrokkene zijn opgenomen in het dossier.

Voor jeugdigen jonger dan 12 jaar of jeugdigen die wilsonbekwaam zijn, kunnen de rechten door de wettelijk vertegenwoordig van de jeugdige worden uitgeoefend.

Bent u een betrokkene en wilt u een van bovengenoemde rechten uitoefenen? Dan kunt u hiervoor een verzoek doen bij ons. U kunt dit verzoek richten aan {jeugdbeschermer/ Functionaris Gegevensbescherming (zie contactgegevens). Deze functionaris zal dan, na overleg met u en de betrokken medewerkers een advies geven aan u en de directie van SAVE om wel/niet aan uw verzoek te voldoen.} Uiterlijk binnen een maand na uw aanvraag ontvangt u een reactie. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. U ontvangt hiervan tijdig een bericht.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kent ook nog het recht op vergetelheid, dataportabiliteit en een menselijk blik bij organisaties die op basis van automatisch verwerkte gegevens besluiten nemen. Deze rechten zijn niet toepassing op de gegevensverwerking door SAVE.

SAVE bewaart het dossier van een cliënt die begeleid is in het kader van jeugdreclassering of in het vrijwillig kader gedurende 15 jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de begeleiding is afgesloten. Dossiers in het kader van een kinderbeschermingsmaatregel worden tot uiterlijk 30 jaar vanaf het moment dat het dossier is gesloten bewaard.

De beveiliging van persoonsgegevens vindt plaats via meerdere technische en organisatorische maatregelen zoals Firewalls, Virusscanners, wachtwoordbeleid, logging van toegang, gedragsregels en bewustwordingscampagnes voor medewerkers.

Heeft u een klacht of een opmerking over hoe SAVE omgaat met de verwerking van uw persoonsgegevens?

Bij voorkeur zien we dat een betrokkene en de betrokken medewerker en/of diens leidinggevende een klacht over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, samen bespreken.
Ook kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (FG), die over de situatie onafhankelijk advies kan geven.

Wat kunt u nog meer doen als u het niet eens bent met onze beslissing die wij hebben gegeven op uw verzoek om uw rechten uit te oefenen of bij klachten?

• Indien een betrokkene het niet eens is met een beslissing van SAVE op een verzoek om inzage in het dossier of vernietiging, correctie, aanvulling of beperking van persoonsgegevens, dan kan de betrokkene binnen zes weken na de beslissing van SAVE een verzoek bij de burgerlijke rechter indienen om hierover een beslissing te nemen. Dit verzoek kan zonder advocaat worden ingediend.
• Indien de betrokkene klachten heeft over de wijze waarop hij is bejegend in verband met bepalingen van dit reglement, dan kan de betrokkene zich wenden tot de (onafhankelijke) Klachtencommissie Jeugd Midden-Nederland.  Daarnaast kan de betrokkene bij onvrede over de wijze waarop SAVE met zijn/haar persoonsgegevens is omgegaan contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens met een verzoek om te bemiddelen of te adviseren of een klacht in te dienen.

Wilt u inzage in uw dossier, dan kunt u dit aanvragen via de medewerker SAVE of via het secretariaat van het kantoor waar uw medewerker werkt(e).

U kunt contact opnemen met de Privacy Officer van Samen Veilig Midden-Nederland voor:

• Vragen over privacy en het verwerken van persoonsgegevens
• Over uw ingediende verzoek tot inzage in uw dossier, correctie en vernietiging.

De Functionaris Gegevensbescherming geeft zowel aan u als aan de organisatie onafhankelijk advies rondom privacy.

Bent u ontevreden over de wijze waarop SAVE met uw persoonsgegevens is omgegaan? Neemt u dan contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens met een verzoek om te bemiddelen of te adviseren of een klacht in te dienen.