Privacy & verwerken van persoonsgegevens

Iedereen die toegang heeft tot uw dossier heeft een geheimhoudingsplicht. Ook moeten zij in het bezit zijn van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Dit betekent dat zij niet zomaar met anderen over uw dossier mogen praten en vertrouwelijk omgaan met de informatie uit uw dossier.

De volgende mensen hebben toegang tot uw dossier:

Uitvoering dienstverlening:

• Medewerkers van Veilig Thuis Utrecht die betrokken zijn bij uw begeleiding hebben toegang tot uw dossier.
• Ook secretaressen hebben toegang zodat zij bijvoorbeeld post naar u kunnen sturen in opdracht van de medewerker.
• Leidinggevenden kunnen ook bij uw dossier. Dit is nodig zodat zij kwaliteitscontroles kunnen doen of kunnen bemiddelen bij klachten.
  Soms hebben zij toegang tot dossiers om onderzoek te kunnen doen in het geval van een incident of calamiteit.

Onderzoek & controle:
Daarnaast kunnen ook andere organisaties toegang krijgen tot uw dossier. Het gaat dan om:

• Hogescholen en universiteiten voor onderzoek naar het werk van Veilig Thuis. Het kan zijn dat uw dossier geselecteerd wordt voor een dergelijk onderzoek.
• De accountant en een kwaliteitsauditor. Zij voeren financiële en kwaliteitscontroles uit. Daarvoor kunnen zij steekproefsgewijs toegang tot dossiers krijgen.
• In het geval dat de inspectie Gezondheidszorg en Jeugd een onderzoek verricht binnen Veilig Thuis zijn wij verplicht hieraan medewerking te verlenen inclusief het verlenen van toegang tot dossiers.

Veilig Thuis mag uw (bijzondere) persoonlijke gegevens niet zomaar aan anderen doorgeven. Wij doen dit alleen als u daar toestemming voor geeft en als daardoor de privacy van een ander niet wordt geschaad.
Wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven, dan vertellen wij u dit van te voren.

In de volgende situaties mogen wij echter ook gegevens opvragen zonder uw toestemming en zonder u van tevoren te informeren:

• Veilig Thuis mag in een onderzoek naar aanleiding van een melding zonder uw toestemming gegevens verstrekken of opvragen bij hulpverleners of instanties.Denk hierbij aan scholen, huisartsen of de thuiszorg.
  Veilig Thuis vraagt dan informatie op bij bijvoorbeeld scholen, huisartsen of de thuiszorg.
• Als het voor de begeleiding of het onderzoek nodig is, verstrekt en vraagt Veilig Thuis gegevens aan hulpverleners of instanties die direct betrokken zijn bij de hulpverlening.
• Veilig Thuis mag gegevens uitwisselen met de klachtencommissie of het tuchtcollege in het geval van een (tucht)klacht of in het kader van juridische procedures.
• Als een medewerker vindt dat hij alleen door anderen te informeren ernstig nadeel, een strafbaar feit of gevaar voor u, uw kind of een andere betrokkenen kan voorkomen kan de medewerker bijvoorbeeld persoonsgegevens verstrekken aan de politie.
• Veilig Thuis geeft persoonsgegevens (NAW: naam/adres/woonplaats, BSN en ingezette dienstverlening) door aan gemeenten ter controle van de facturering van ons werk.

U heeft het recht om uw dossier in te zien.
U kunt alleen gegevens inzien over uzelf of over uw kind waarover u gezag heeft. Gegevens over andere personen in het dossier kunt u alleen inzien met toestemming van die ander.

Ook kinderen mogen het dossier inzien.
Daarvoor gelden de volgende regels:

• Is uw kind jonger dan twaalf jaar?
  Dan kan het niet zijn eigen dossier inzien. Alleen een wettelijk vertegenwoordiger (doorgaans de ouder met gezag) kan dat namens het kind doen.
• Is uw kind tussen de twaalf en zestien jaar?
  Dan kunnen zowel uw kind als de wettelijk vertegenwoordiger het dossier inzien. De wettelijk vertegenwoordiger heeft hiervoor geen toestemming van het kind nodig.
• Is uw kind zestien jaar of ouder?
  Dan heeft alleen uw kind recht op inzage. Wil de wettelijk vertegenwoordiger inzage, dan is toestemming van het kind nodig.

Let op: naast Veilig Thuis Utrecht maakt ook SAVE onderdeel uit van Samen Veilig Midden-Nederland. Heeft u ook contact gehad met SAVE? En wilt u ook die gegevens inzien? Dan moet u bij Veilig Thuis Utrecht en bij SAVE afzonderlijk een verzoek indienen om het dossier te kunnen inzien.

Naast het recht op inzage van uw gegevens heeft u ook recht op:

1. Correctie van uw persoonsgegevens als er sprake is van feitelijke onjuistheden.
2. Verwijdering van uw persoonsgegevens wanneer deze onrechtmatig zijn gebruikt of geen doel meer dienen.
3. Beperking van het verwerken van uw persoonsgegevens o.a. als de juistheid van persoonsgegevens wordt betwist (uw persoonsgegevens mogen dan tijdelijk niet verder verwerkt worden).
4. Verzet tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor bijvoorbeeld wetenschappelijk onderzoek vanwege specifieke persoonlijke omstandigheden (de gegevensverwerking wordt stop gezet),
5. Het verkrijgen van een afschrift van de gegevens die over u zijn opgenomen in uw dossier.
6. U heeft het recht om een klacht in te dienen als u van mening bent dat uw persoonsgegevens in strijd met het privacystatement door ons verwerkt zijn.
   U kunt uw klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit: de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als u van uw rechten gebruik wilt maken, dan kunt u een verzoek indienen bij de medewerker van Veilig Thuis Utrecht.
Indien nodig kijkt de Functionaris Gegevensbescherming mee naar uw verzoek. Uiterlijk binnen vier weken na uw verzoek ontvangt u een reactie.

Veilig Thuis is wettelijk verplicht de persoonsgegevens uit uw dossier of het dossier van uw kind ten minste 15 jaar te bewaren, maar niet langer dan 30 jaar na het meerderjarig worden van uw kind.

Veilig Thuis Utrecht beveiligt uw persoonsgegevens via allerlei technische en organisatorische maatregelen.

Zo is uw dossier beveiligd met een wachtwoordtoegang. Alleen bevoegde medewerkers kunnen bij uw gegevens door in te loggen met persoonlijke inloggegevens.

Ook hebben wij firewalls en virusscanners geïnstalleerd om te voorkomen dat er door buitenstaanders ingebroken kan worden op ons computersysteem of dat ons computersysteem beschadigt raakt door een virus. Wij houden deze technische beveiligingsmaatregelen up-to-date.

Daarnaast hanteren wij gedragsregels voor medewerkers en voeren wij bewustwordingscampagnes om medewerkers op het belang van een goede beveiliging te attenderen.

U heeft het recht om een klacht in te dienen als u van mening bent dat uw persoonsgegevens in strijd met het privacystatement door ons verwerkt zijn.
U kunt uw klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit: de Autoriteit Persoonsgegevens.